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Les étapes de la gestion de projet « OBJECTIFS, contraintes et  Plan d’affaire »

Les étapes de la gestion de projet « OBJECTIFS, contraintes et  Plan d’affaire »

Définition et Principe

Le projet peut être défini comme un ensemble d’actions à réaliser pour atteindre un objectif dans le cadre d’une mission précise.

  1. Définition

Le pilotage de projet est un processus de collecte ,de gestion et d’analyse des  données ,utilisé pour prédire ,comprendre et influencer , de manière constructive , les résultats de temps et de coût d’un projet ou d’un programme .

Le pilotage du projet est un outil qui vous aide, à gagner du temps  et à rester dans les délais prévus, lors de la planification et de l’exécution de votre projet,  tout en réduisant les coûts.

  1. objectifs

La gestion de tout projet comporte trois catégories d’objectifs :

  • Un objectif de performances techniques;
  • Un objectif de délais à respecter;
  • Un objectif de coût ou de budget à tenir, cet objectif peut être primordial si le projet correspond à la commande d’un client, dans le cadre d’un contrat à prix non révisable ou si, dans le cadre d’un projet interne, l’intérêt économique du projet est fortement diminué en cas de dépassement budgétaire.

L’objectif de performances techniques traduit le respect des spécifications fonctionnelles et des caractéristiques techniques correspondant aux éléments importants des besoins que l’on cherche à satisfaire.

3 .L’organisation :

Le pilotage de projet intègre à la fois des perspectives stratégiques et opérationnelles, elle  nécessite donc une réflexion sur les structures, et les modalités adaptées à ces nouveaux problèmes.

  1. Les dimensions :

Le pilotage de projet comporte quatre dimensions :

  1. Une dimension structurelle

Qui consiste à fractionner le projet en activité, à préciser le contenu exact de ces activités et à regrouper ces activités dans une  structure correspondant à la stratégie de pilotage envisagé pour la réalisation du projet.

  1. Une dimension opérationnelle

Consiste à déterminer la durée des différentes activités

  1. Une dimension organisationnelle

Choisir les différents intervenants et à définir leur fonction et rôle respectif dans la réalisation des activités constituant le projet.

                 D .Une dimension budgétaire

Consistant à évaluer le coût de chaque activité et les coûts indirects afférents au projet.

  1. L es contraintes de pilotage du projet :

On distingue principalement trois catégories de contraintes :

(Les contraintes potentielles, contraintes d’antériorité, contraintes de localisation temporelle)

L’orsqu’un projet est décomposé en un certain nombre d’activité, celles-ci ne sont logiquement réalisables que dans un certain ordre.

Par exemple : si une activité donnée ne peut commencer avant

Qu’une activité, ne soit achevée.

Les contraintes cumulatives et disjonctives

Les contraintes cumulatives sont relatives à la disponibilité de certaines ressources qu’on ne peut stoker.

C’est par exemple le cas pour des ressources comme des heures de travail de personnel ou d’équipement dont on peut disposer au cour d’une période et qui sont perdues si elles ne sont pas utilisées au cours de cette période.

Pour traiter ces contraintes, le responsable de projet doit décider d’un ordonnancement.

Les bases de pilotage du projet

-le cadrage du projet

-la conduite du projet

-la clôture du projet

-conclusion

cadrage de projet

Principe du cadrage « initialisation du projet ; lancement du projet »

-initialisation du projet « Exprimer les besoins ; Etudier l’opportunité du projet ; Valider l’étude d’opportunité du projet »

L’objectif de l’étudier l’opportunité du projet est faciliter la prise de décision d’engager ou une étude plus approfondie des besoins, débouchant sur une note de cadrage du projet.

Lancement du projet

-organiser le dispositif du pilotage

-Analyser et confirmer les objectifs

-Constituer et lancer l’équipe de projet

-Estimer les charges des activités du projet

-Elaborer le planning du projet

-Compléter la note de cadrage du projet.

Comité de pilotage : responsable hiérarchique du chef de projet.

Missions : 

-Orientations du projet ; suivi du projet ; décision sur les options à prendre à la suite des propositions des équipes-projets.

Participants :

Chef de projet ; comité de pilotage ; équipe de projet.

6 .L ‘ordonnancement de Projet

C’est une programmation de ses tâches et des ressources nécessaires à leur exécution qui respecte les contraintes techniques du projet et les disponibilités des ressources utilisées.

Parmi ces techniques, les plus utilisées sont « le PERT »( Program  Evaluation and Review Technique).

Cette méthode consiste à optimiser sous contraintes une action qui comporte plusieurs étapes dans un ordre précis, avec des spécificités de durée ou de coûts. L’objectif est de déterminer le temps (ouCoûts)  total minimum nécessaire pour que toutes les phases soient réalisées selon leur antériorité.

  1. Piloter l’exécution de projet: est le processus qui consiste à exécuter le travail défini dans le plan de projet pour atteindre les objectifs du projet.ces activités comprennent, en particulier :

-L’exécution des activités permettant de répondre aux exigences du projet ;

-Développement et la direction de l’équipe affectée au projet

-L’utilisation des méthodes et des normes planifiées.

Le chef de projet et l’équipe de management de projet pilotent la performance des activités planifiées de projet et gérant les diverse interfaces techniques et organisationnelles qui existent aux seins du projet.

Qu’est-ce qu’un business plan «  plan d’affaire » ?

  1. Définition

Il est difficile de définir réellement ce qu’est un business plan et plusieurs définitions sont possibles. Nous allons essayer de donner la définition.

Le business plan est un terme d’origine anglo-saxonne signifiant plan d’affaire, et qui désigne un document formulé préalablement à une décision d’investissement ou à un projet. Il permet d’anticiper de la façon la plus objective possible l’avenir probable du projet ou de l’investissement. Il doit notamment mettre l’accent sur les éléments susceptibles d’altérer le projet ou l’investissement afin de pouvoir anticiper les potentiels risques et opportunités. En outre, il formalise les actions et moyens nécessaires.

Le business plan, ou plan d’affaire, est une synthèse de la stratégie mise en place par l’entrepreneur pour mener à bien son projet dans une période donnée. Il est souvent rédigé lors d’une création d’entreprise ou, dans le cas d’une société déjà existante, pour mettre en place un projet de développement important. 
Il vous permet d’organiser vos idées, d’approfondir vos objectifs, de juger de la faisabilité de vos ambitions et de suivre l’évolution du projet. Le business plan montre que vous avez réfléchi à votre entreprise et que vous avez envisagé les différentes situations possibles et les différents risques et opportunités que cela représente.

  1. Les questions à se poser ?

 Lorsque l’on réalise un business plan, des questions sont à se poser au préalable :

 .Quelle offre proposer ?

.Quelle stratégie mettre au point ?

.Pour qu’elle cible ? 

.Comment se positionner face à la concurrence ?

.Quels moyens (humains, financiers, matériels) mettre en place ?

.Quel résultat attendons-nous ?

 

 

 

3 .La planification opérationnelle

La planification opérationnelle consiste à dresser un échéancier qui situe dans le temps chaque activité élémentaire du projet .Elle comporte trois dimensions :( les délais, les ressources et les coûts).

  1. La planification des délais

 

Le chef  de projet se doit de  définir les délais de réalisation détaillés afin que les engagements pris ou les objectifs définis soient respectés.

La durée définie comme étant nécessaire pour réaliser chacune des activités doit être à la fois réaliste et contraignante .chacune des activités est toutefois planifiée à l’intérieur des dates au plus tôt et des dates au plus tard définies en tenant compte :

.des difficultés potentielles de réaliser certaines activités ;

.de la disponibilité du personnel compétent pour les réaliser ;

.de l’optimisation de l’emploi des ressources disponibles.

  1. La planification des ressources

 

Pour atteindre l’objectif du projet.il faut disposer et utilisé pendant l’exécution du projet  diverses ressources .On peut les classer en deux grandes catégories :

Les ressources directes : telles que les hommes,  les équipements ou les matières qui sont engagées dans chacune des tâches ou activités du projet ;

Les ressources indirectes : que sont les emplacements, les conditions relatives à l’espace, au calendrier, à l’environnement technique, administratif, financier, ou même écologique.

Le but de cette démarche est d’établir un planning des ressources qui permet de considérer le projet davantage sous l’angle des moyens qu’il met en œuvre.

  1. La planification des coûts (des ressources-budget)

 

La nécessité d’une bonne planification des coûts des différentes ressources est incontestables .En effet, pour mener à bien un projet, il faut disposer de ressources financières et humaines et matérielles. Ces ressources qui ne sont pas illimitées doivent être disponibles pour assurer l’avancement des travaux.

A la fin de la planification opérationnelle, le chef de projet dispose d’un échéancier lui indiquant à quelle date doit ou peut débuter et se terminer chaque activité élémentaire du projet et de quelle marge de manœuvre on dispose pour la modification de ces dates.

  1. Les différentes rubriques d’un business plan :

Le business plan repose sur une partie rédactionnelle faisant une présentation complète du concept du projet à lancer (l’offre, l’équipe, le marché, le produit ou service…) et une partie financière à forte teneur en chiffres (données financières, stratégie…) pour étayer les arguments avancés en amont et illustrer son plan d’action et ses prévisions de développement. Il faut savoir qu’il n’existe pas de modèle universel de plan d’affaire convenant à tous les projets. Toutefois, ce document s’articule autour de rubriques clés dont le contenu doit être spécifique à vote secteur d’activité et la nature de votre produit ou service. En général, un plan d’affaire comporte les chapitres suivants : 

Présentation de l’équipe : le porteur du projet serait peu crédible s’il n’avait pas derrière lui une équipe à compétences et profils complémentaires pour gager de la viabilité et la fiabilité du projet. Une présentation complète de tous les acteurs du projet (CV, expérience, formation…) est à prévoir pour attester de la pertinence de leur choix et de la concordance de leurs aptitudes avec le concept du projet.

L’offre : expliquez en quoi votre offre serait une réponse à une demande existante et de quelle manière vous pourriez apporter une plus value. Cette rubrique doit fournir une présentation détaillée du service ou produit à proposer en démontrant leur caractère innovant et/ou leur avantage concurrentiel. Elle peut également énoncer les éventuels inconvénients du produit en anticipant sur la façon d’y remédier par des stratégies différentes de vente, de communication ou de gestion.

Le marché : une étude de marché comportant une description détaillée de la situation actuelle du secteur d’activité à pénétrer en termes de clientèles et de concurrence directe ou indirecte est l’argument de poids pour attester de la rentabilité du projet. Un portrait type de la clientèle visée, de ses habitudes de consommations et des techniques d’approche prévues doit être brossé. Il faut préciser le positionnement escompté dans le marché existant et prévoir les stratégies d’implantation dans la zone géographique ciblée. La concurrence étant l’acteur principal auquel il faudra faire face sur le marché, il ne faudra jamais son existence et évaluer plutôt son impact sur vos propres stratégies d’action et de développement. L’étude concurrentielle permet ainsi de juger du positionnement de votre  produit et d’évaluer vos points forts et vos points faibles.

Le Business model ou modèle économique : cette rubrique du document est la preuve de la rentabilité de l’entreprise et de son aptitude à réaliser un chiffre d’affaire et générer des bénéfices. Elle doit être illustrée par la mise en avant de la stratégie commerciale prévue (connaissance de la clientèle cible, technique de vente sur mesure, compétences des vendeurs…), la politique de prix envisagée (fixation des prix de vente par rapport à l’alternative concurrentielle…),  les sources de revenus de l’entreprise (publicitaires, issus de la vente…).

La société : il est impératif de présenter tout ce qui a trait à la société au niveau de sa structure (statut juridique, début d’activité…), son capital (nature et provenance des fonds…) et de ses actionnaires (liste des noms, répartition du capital…).

Plan d’action : cette partie décrit la ligne directive à adopter pour atteindre les objectifs fixés. Elle s’étale sur la période de démarrage de l’activité et jusqu’à 3 à 5 ans en aval. Les arguments avancés sont la stratégie de l’entreprise (investissement, plan de recherche et développement, objectifs chiffrés…), la gestion de ses ressources humaines (plan de recrutement, politique de rémunération, évolution d’effectif…), le marketing et la communication (supports, budget …) et la production (sites, coûts…)

 Prévisions financières : elles ont pour but de juger de la rentabilité du projet et de prévoir du délai attendu pour retour sur investissement. Elles reposent sur des estimations des revenus et des charges, le compte de résultat et de bilan prévisionnel et le plan de financement.

  1. les objectifs
  • L’objectif premier du business plan est deconvaincre les investisseurs que le projet sera fiable. Ils ont deux attentes différentes :
  • Ils vont rechercher une meilleure rémunération possible du capital investi.
  • En plus de cette rémunération ils vont espérer une survaleur des capitaux.

                                                                                        

  • Le second objectifconcerne la  fixation des  priorités, quantifiables, planifiables et mesurables. 

Enfin, le business plan permet un suivi de l’activité, depuis son démarrage mais aussi durant son développement.

Le business plan doit présenter l’ensemble des buts fixés par l’entrepreneur ainsi que les dispositions mises en place pour y parvenir. De ce fait, celui-ci doit pouvoir apporter des réponses à cinq interrogations essentielles portant sur la finalité, les stratégies générales et fonctionnelles, les moyens adoptés et enfin sur la rentabilité du projet.

  1. questions autour des quelles construire son business plan :

Un business plan réussit est celui qui peut apporter une réponse complète et bien construite à cinq questions essentielles lesquelles sont :

  • quel est le but du projet que je me propose de mener ?
  • quelle est la stratégie générale adoptée par la société ?
  • quel est le type d’action privilégié ?
  • quels sont les outils nécessaires à la réalisation du projet et quels en sont les coûts ?
  • quels sont les bénéfices à retirer d’un tel projet ?

Hiérarchiser les informations de son business plan :

1- L’introduction de l’idée de base, des outils garantissant sa réussite ainsi que de l’innovation que représente le projet et de ses avantages vis-à-vis de la concurrence. En somme, il faut expliquer en quoi le projet est une bonne idée.

2- Etude du marché des concurrents directs et indirects et des risques potentiels. Il ne sert à rien dans cette partie de se voiler la face, plus vous serez objectifs, plus vous serez convaincant.

3– L’échafaudage d’une stratégie générale à partir de laquelle va découlé un plan d’action organisant les opérations qui vont être menées. Pour arriver à convaincre un maximum de lecteurs, il faut savoir adapter les informations communiquées au genre de personne à laquelle s’adresse le texte. Chaque investisseur sera intéressé par un type particulier d’information.

  1. Le découpage du projet

La conduite d’un projet repose sur un découpage chronologique (phases) du projet en précisant.

  • Ce qui doit être fait (tâches)
  • Par qui cela doit être fait (Ressources)
  • Comment les résultats (Livrables) doivent être présentés
  • Comment les valider

8 .L’ordonnancement des tâches

L’ordonnancement est l’élaboration d’un plan d’action permettant de déterminer les séquencements  ou au contraire les parallélismes possibles entre l’exécution des tâches précédemment identifiées.

Dans certains projets, une marge de flexibilité peut être aménagée par le chef de projet pour l’ordonnancement des tâches, c’est à dire que le chef de projet peut prévoir plusieurs scénarios possibles concernant l’ordonnancement des tâches.

En fonction de l’évolution du projet, un scénario d’ordonnancement des tâches peut être privilégié par rapport à un autre scénario. Pour procéder à l’ordonnancement des tâches, il faut, pour chaque tâche élémentaire, lister les tâches antérieures, au vu des informations collectées sur le terrain et sélectionner les seules tâches immédiatement antérieures. Le planning doit permettre l’identification de l’ordonnancement des tâches du projet.

  1. Le Planning

Le planning correspond aux dates pour réaliser les activités, identifier les jalons et atteindre les objectifs du projet. C’est l’indispensable outil de la planification.

Importance du chemin critique et des marges :

Le chemin critique correspond à la séquence de tâches qui détermine la durée totale du projet. Ce chemin est continu depuis le début jusqu’à la fin du projet. Tout retard affectant une tâche du chemin critique est intégralement répercuté sur la durée du projet et donc sa date de fin. La tâche critique est une tâche du chemin critique. Toute modification sur la durée d’une de ces tâches critiques impacte d’autant plus la durée totale du projet.

La marge est la possibilité qu’à une tâche d’être retardée sans impacter le projet. Les tâches qui sont sur le chemin critique ont une marge nulle.

La marge totale (MT) est égale à la différence entre le début au plus tard de la tâche suivante la plus contraignante et la fin au plus tôt de la tâche elle-même. C’est aussi la différence entre les dates au plus tard et les dates au plus tôt de la tâche elle même.

La marge Libre (ML) est égale à la différence entre la date de début au plus tôt du successeur le plus précoce, et la date de fin au plus tôt de la tâche elle même.

Référence :

Référence : Jean-Luk Bazet

Pascal Faucher ,Paris ; Nathan 2009.

 

– Armand Dayan, Manuel De Gestion, Volume 2, Ellipses édition Marketing S.A. ,1999 « paris »

-Michel Coucoureux ; Contrôle de gestion 2ème édition

Voir un exemple de Business plan

 

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